Guía para solicitar información a las instituciones públicas

¿Te gustaría solicitar información, documentos, informes, etc. a la Administración pero no sabes por dónde empezar? Sois muchos los que me escribís pidiéndome que solicite información a distintos organismos porque no sabéis cómo hacerlo o porque pensáis que hay que tener algún tipo de formación o conocimientos especiales. Nada más lejos de la realidad, solicitar información a la Administración es muy sencillo y solo lleva unos pocos minutos.

No obstante, entiendo que para alguien que nunca lo ha hecho le pueda resultar complicado por eso he preparado esta guía que muestra paso a paso cómo realizar una solicitud de información a un órgano de la Administración Central, en concreto vamos a ver un ejemplo de cómo solicitar información a un Ministerio.

La guía está dividida en tres partes: la primera es una introducción donde explico cuestiones recurrentes sobre el derecho de acceso, la segunda es un proceso guiado de solicitud de información a un Ministerio y la tercera cómo realizar un seguimiento de la solicitud.

Si solo te interesa la parte de realizar una solicitud salta directamente a la segunda parte.

Tabla de contenido

Introducción

¿Qué es el derecho de acceso a la información pública?

El derecho de acceso a la información pública es el derecho de acceder a la información pública que está en poder de la Administración. Se entiende por información pública los documentos que obren en poder de una administración y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones; da igual si esos documentos están en papel o informatizados, el derecho de acceso alcanza a cualquier formato.

Por tanto es el derecho de poder acceder a cualquier dato, documento, informe, contrato, etc. que esté en poder de la Administración.

¿A quién se le puede solicitar información?

Esta información la podéis solicitar a cualquier Administración, ya sea Estatal, Autonómica o Local. Es decir, el derecho de acceso se puede ejercer tanto a un Ministerio, como a un Ayuntamiento e incluso ante la Casa de su Majestad el Rey.

Pero es más, este derecho también es posible ejercerlo ante empresas privadas en cuyo capital social participe, directa o indirectamente, alguna entidad sometida a la normativa de transparencia siempre que tenga al menos un 50% de su capital.

¿Se puede pedir cualquier tipo de información?

No se puede solicitar cualquier tipo de información. La normativa establece varios límites, como por ejemplo cuando acceder a la información suponga un perjuicio para la seguridad nacional, el secreto profesional o la investigación de delitos. En total hay 12 límites mencionados en la ley de transparencia.

No es necesario que conozcamos todos estos límites, porque además muchas veces no podremos saber si lo que estamos solicitando puede afectar a alguno de ellos. Si la Administración a la que estamos solicitando datos considera que debe aplicarse alguno de estos límites nos lo dirá y nos tendrá que explicar por qué piensa que es de aplicación ese límite.

Además también es posible que no nos admitan la solicitud de acceso porque además de los 12 límites anteriores hay otras 5 causas de inadmisión. No me voy a detener en comentar estas causas porque tampoco es necesario que las conozcamos. De nuevo, si la Administración a la que estamos solicitando datos considera que debe aplicarse alguna causa de inadmisión nos lo dirá y nos tendrá que explicar por qué considera que es de aplicación esa causa de inadmisión.

Pero insisto, no os cuestionéis en este momento si hay alguna causa para que os rechacen el acceso, no sois juristas expertos en transparencia para entender el alcance de cada uno de esos supuestos ni necesitáis serlo para acceder a la información. Si no estamos de acuerdo con la respuesta que nos de una Administración existen mecanismos para que una autoridad controle esas respuesta y en su caso inste a la Administración a darnos la información solicitada.

¿Qué necesitáis para poder solicitar información?

Solo necesitáis un ordenador o teléfono móvil con conexión a Internet y un correo electrónico. Pongo lo de teléfono móvil en cursiva porque aunque en teoría se puede hacer con un teléfono móvil, dado que la mayoría de portales para realizar el trámite no están adaptados a una navegación móvil os va a resultar muy difícil navegar por ellos, por eso mejor hacerlo desde un ordenador de escritorio o un portátil.

Además os recomiendo que todo el trámite se haga con certificado digital. En esta guía vamos a ver dos formas de solicitar el acceso, una con certificado digital y otra sin él pero la más cómoda es la de con certificado.

No necesitáis un abogado ni pagar ningún servicio para solicitar información, todo el trámite lo podéis hacer directamente de forma sencilla por Internet como veremos a continuación.

Solicitar información a un Ministerio

Los portales de transparencia

Para solicitar información tenemos que acudir al portal de transparencia adecuado en función de a quién vamos a dirigir la solicitud de acceso. Esto es, el sitio web donde tenemos que ir para solicitar el acceso a una información de un Ministerio no es el mismo en el caso de si la solicitud va dirigida a una Universidad por ejemplo. Y aquí empieza el primero problema. En España tenemos cientos de portales de transparencia, todos diferentes, por lo que lo primero es saber qué portal buscar, pero os voy a intentar dar unas pautas para poder identificar el portal adecuado:

1: Quiero solicitar información a un Ministerio o a un organismo que depende de la Administración Central, del Estado Central. En este caso nuestro portal es el portal de transparencia estatal (https://transparencia.gob.es/). Aquí es donde nos tenemos que dirigir si queremos pedir información a un Ministerio, a la Casa Real, a Radio Televisión Española, etc. porque son entes, organismos, que no dependen de una Comunidad Autónoma o de un Ayuntamiento.

2: Quiero solicitar información a un órgano que no es Estatal, sino que es de mi Comunidad Autónoma. Por ejemplo, quiero pedir información a la Consejería de Educación de Murcia. Aquí el portal de transparencia estatal no nos vale, tenemos que ir al portal de nuestra Comunidad Autónoma. El de la Comunidad Autónoma de Murcia está aquí: https://transparencia.carm.es/

3: Quiero solicitar información a mi Ayuntamiento. Aquí tampoco nos vale el portal estatal y ni el autonómico, tenemos que ir al del Ayuntamiento en concreto. Por ejemplo, para solicitar información al ayuntamiento de Murcia habría que ir aquí: https://www.murcia.es/web/portal/acceso-a-la-informacion

4: Quiero solicitar información a mi Universidad. No nos vale ninguno de los anteriores, hay que acudir al portal de transparencia de la Universidad y buscar el trámite de acceso a la información. Por ejemplo, para la Universidad de Murcia sería aquí: https://www.um.es/web/transparencia/inicio/derecho-acceso-informacion

Para localizar el portal de transparencia que nos interese yo utilizo Google con búsquedas como “portal transparencia ayuntamiento Murcia”.

Siguiendo con el ejemplo inicial, como nuestra intención es solicitar una información a un ministerio, lo que tenemos que hacer es ir al portal de transparencia estatal: https://transparencia.gob.es/

Nada más entrar veremos un menú superior, y la segunda pestaña lleva por nombre “Derecho de acceso”. Si desplegamos ese menú hay un enlace a “solicite información”, este es el que nos interesa, hacemos clic.

Menú de acceso en el Portal de Transparencia Estatal

En la siguiente ventana aparece diversa información sobre el derecho de acceso y las vías para poder presentar una solicitud de información.

Este es un punto que nos puede disuadir porque si nunca hemos trabajado con la Administración de forma telemática todo nos va a parecer muy raro.

Tenemos dos formas de acceder a presentar la solicitud, mediante una cosa que se llama Cl@ve o mediante un Código de Acceso.

Acceso mediante Cl@ve o Código de Acceso

Métodos de acceso: Cl@ve y código de acceso

Acceder con Cl@ve

La opción que recomiendo es Cl@ve mediante certificado electrónico o DNI electrónico; al hacer clic en “Inicie su solicitud con Cl@ve” nos saldrán varias opciones para continuar:

Opciones de acceso mediante Cl@ve

En esta ventana haremos clic en “DNIe / Certificado electrónico”.

Debemos tener ya el DNIe dentro del tarjetero y operativo o bien nuestro certificado electrónico instalado en el navegador, en caso contrario nos saldrá un error. Si todo está bien nos saldrá una ventanita para elegir certificado, si solo tenemos uno solo saldrá solo ese, lo elegimos y le damos aceptar.

Si todo ha ido bien estaremos delante del formulario de solicitud de acceso a la información.

Pero antes de abordar el formulario veamos la opción de acceder con código de acceso para el caso de que no tengamos un certificado electrónico.

Acceder con código de acceso

En la opción anterior teníamos que darle a “Inicie su solicitud con Cl@ve” para entrar con certificado electrónico, pero para acceder al formulario de solicitud con código de acceso tenemos que darle a “Inicie su solicitud con Código de Acceso”.

Tras darle a esa opción lo primero que nos sale es el formulario para iniciar sesión, pero como es la primera vez que estamos y no tenemos código de acceso, hay que hacer clic donde pone “obtener uno nuevo”.

Obtener código de acceso

Aquí nos van a pedir una serie de datos personales, simplemente es cuestión de ir rellenando los campos, con especial atención a no equivocarnos al meter el correo electrónico (por eso lo piden dos veces). Tras completar los campos, marcamos la casilla de consentimiento y le damos al botón de aceptar.

Si todo ha ido bien deberíais recibir un correo electrónico con un texto similar o idéntico a este:

El código de acceso generado el 01/06/2020 08:15:10 y que se le solicita es el siguiente: YYYYYYYY.

Guarde este código en un lugar seguro puesto que podrá utilizarlo para cualquier gestión relacionada con su solicitud. Ese código tiene un periodo de caducidad de 90 días.

Como veis, el problema que tiene este sistema de acceso es que vais a tener que generar o renovar el código cada 90 días, por eso es mejor la vía de certificado electrónico.

Ahora que tenemos nuestro código de acceso vinculado a nuestro número de DNI nos vamos a la opción anterior de “Inicie su solicitud con Código de Acceso”, nos pedirán el número de DNI y el código de acceso que hemos recibido por email.

Una vez dentro nos aparecerá el formulario de solicitud de acceso.

El formulario de solicitud de acceso a la información pública

El formulario de solicitud de acceso debe ser idéntico o similar a esto:

Formulario de solicitud de acceso

El nombre, apellidos y NIF ya deben ir rellenados por defecto, y tenemos que añadir una dirección de correo electrónico donde recibiremos las notificaciones sobre el estado de nuestra solicitud de acceso.

Ahora hay que tener en cuenta algunas cosas:

El formulario nos obliga a indicar a qué órgano le vamos a pedir la información mediante un desplegable con opciones limitadas. En este desplegable aparecen todos los Ministerios y algunos otros entes como la Casa Real o la Agencia Española de Protección de Datos.

Lo ideal es que sepamos quién tiene la información que estamos solicitando porque eso hará que todo el proceso vaya más rápido, pero si no sabemos qué Ministerio tiene los datos no pasa nada, porque la ley prevé que cuando el ciudadano se dirija a un organismo y éste no tenga la información debe remitir la comunicación al órgano correcto, todo eso lo hará la Administración automáticamente y nos irán informando de por dónde va nuestra solicitud de acceso.

En otras ocasiones es posible que directamente no nos sea posible dirigir la solicitud porque no aparece en el desplegable. Por ejemplo, si queremos dirigir una solicitud a la Corporación de Radio Televisión España, este ente como tal no aparece en el desplegable, tendremos que dirigir la solicitud al Ministerio de Hacienda.

También puede ser que queramos dirigir una solicitud a un órgano que debería tener su propia sede electrónica desde la que poder realizar este tipo de solicitudes pero no es así; en estos casos yo lo que hago es enviar la solicitud al Ministerio del que dependa o al que esté vinculado y él se encargará de hacerle llegar la solicitud. Por ejemplo, si se quiere pedir información al Consejo General del Notariado, se le puede enviar la petición al Ministerio de Justicia que ellos remitirán al Consejo nuestra solicitud.

El último campo a prestar atención es el de “información que solicita”.

Aquí tenemos que ser lo más precisos posible. Debemos describir qué es lo que queremos conocer con total claridad y detallando al máximo posible la información solicitada. Si la solicitud es vaga o imprecisa es muy posible que tras varios meses de espera no nos den nada porque no van a saber qué les estamos pidiendo. Merece la pena perder unos minutos en redactar bien lo que pedimos, con todas las referencias que podamos. Se puede incluso poner enlaces a noticias aparecidas en medios de comunicación para contextualizar nuestra solicitud. Por ejemplo, si un ministro ha salido en los medios hablando de que se ha firmado tal contrato para suministrar tal material, nosotros podemos decir que queremos acceder al contrato al que se refiere el ministro X en esta noticia que consiste en tal y cual y pegar a continuación el enlace a la noticia.

Ojo: en el formulario hay algunos caracteres que no podéis incluir, como por ejemplo comillas. Si ponéis comillas, al enviar el formulario os dará un error sin mayor explicación y os podréis tirar varios días investigando dónde está el problema; son las comillas, entre otros caracteres. No pongáis comillas ni dobles ni sencillas.

Cuando ya tengamos todos los campos completos, aceptamos el consentimiento y le damos a “Siguiente”. La ventana que aparece ahora es de confirmación de lo que vamos a enviar, si está todo correcto le damos a “Enviar solicitud” y ya estaría todo hecho.

Justificante de la presentación y descarga

Cuando la solicitud haya sido enviada nos aparecerá un mensaje confirmando el envío y la posibilidad de descargar el justificante de la presentación. Aprovechad ahora y guardadlo en una carpeta, es posible que nos haga falta en un futuro.

Seguimiento de una solicitud de acceso

Nos irán informando por correo electrónico de las distintas fases por las que atravesará nuestra solicitud de acceso.

Lo primero que normalmente os va a llegar es una notificación confirmando que el órgano que tiene que resolver nuestra petición ya la ha recibido y empieza a computar el plazo de tiempo previsto para resolver la solicitud, que en estos casos es de un mes.

Si en el plazo del mes previsto no nos han respondido nada, la solicitud de acceso debe ser entendida como desestimada y se abre la posibilidad de acudir al Consejo de la Transparencia, pero lo habitual es que respondan aunque sea un poco fuera de plazo, aunque sea para inadmitir o desestimar la solicitud de acceso.

En una guía posterior explicaré cómo podemos acudir al Consejo de la Transparencia si no nos dan la información solicitada.

Podéis conocer el estado de una solicitud accediendo al portal de transparencia, y en el menú de arriba, en el desplegable que pone “Derecho de acceso”, le damos a “estado de su solicitud”. Tendremos que entrar con nuestro certificado electrónico o el código de acceso, y una vez dentro tendremos un listado como este:

Estados de la solicitud

Desde aquí podéis acceder a todas las solicitudes de información que hayáis realizado y los documentos relacionados. 

Bonus: solicitar información al Congreso de los Diputados

En ocasiones queremos pedir información que está en manos de nuestros políticos, en concreto por ejemplo en el Congreso de los Diputados. Aquí tenéis un ejemplo de lo que se puede pedir al Congreso de los Diputados: Explicaciones de por qué el Congreso de Diputados ha gastado 372.032 euros en iPads.

Si queremos pedir información al Congreso de los Diputados es todavía más fácil y directo, no hace falta nada más que tener una dirección de correo electrónico, no hay que registrarse en ningún sitio.

Nos vamos a esta dirección web Petición de Solicitud de Información al Congreso de los Diputados.

Rellenamos los campos con nuestros datos y les indicamos a qué información queremos acceder. Con todo completado le damos al botón de “Aceptar” y ya estaría, nos llegará un email de confirmación de la solicitud y a esperar a ver qué nos dicen.

Conclusión

Como podéis ver solicitar información es muy sencillo y es una forma de participar en la gestión de nuestra actividad pública y política, pues sólo cuando la acción de los responsables públicos se somete a escrutinio, cuando los ciudadanos pueden conocer cómo se toman las decisiones que les afectan, cómo se manejan los fondos públicos o bajo qué criterios actúan nuestras instituciones podremos hablar del inicio de un proceso en el que los poderes públicos comienzan a responder a una sociedad que es crítica, exigente y que demanda participación de los poderes públicos (preámbulo de la Ley de Transparencia).

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3 comentarios en “Guía para solicitar información a las instituciones públicas”

  1. ¡Ya se te echaba de menos, Samuel!.
    Muy interesante saber cómo se hacen estas cosas, que si no se saben, te frenan del todo.
    Y supongo que estás bien y has toreado al “bichito”.
    Un cordial saludo.

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